ABC-Analyse als Kalkulationsbasis

Durch meine aktuellen Seminare und Vorträge zur individuellen Glaskalkulation und die Reaktionen der Teilnehmer stellt sich für mich Ende April die Marktsituation folgendermaßen dar.

Ein großer Teil der Augenoptiker hat noch kaum auf die Situation reagiert. Dies bestätigen auch die führenden EDV-Hersteller. Es herrscht eine große Unsicherheit, mit welchem Partner man das Thema Kalkulation angeht. Wie meine letzten Beiträge aufzeigen, hat der Augenoptiker eigentlich nur die Wahl, über die Elektronischen Preisleisten der Glasindustrie oder die Lösungen der EDV- Hersteller zu kalkulieren.

Wie schon dargestellt, ist das Thema Kalkulation nicht isoliert als Faktorermittlung und Umsetzung in der Branchensoftware zu sehen. Das Thema ist in seiner Komplexität vielschichtiger. Dies bietet dem Augenoptiker auch Chancen, durch eine aktive Sortimentsplanung im Glasbereich seine strategischen Glaspartner zu finden und damit eine Optimierung seines Glassortiments vorzunehmen.

Hier steht zwar zunächst für viele Augenoptiker der zur erwartende Rohertrag und somit die optimale Wertschöpfung im Vordergrund. Doch sollte der Glaspartner hinsichtlich der Produktpalette auf die für den Betrieb wichtigen Zielgruppen und der damit verbundenen strategischen Ausrichtung ausgewählt werden.

Ein weiterer betriebswirtschaftlicher Aspekt sind die produktunabhängigen Leistungen der Glashersteller. Dies kann einmal die Marketingunterstützung oder auch die Komponente Ausstattung sein. So lassen sich Wertigkeiten der Glashersteller nicht nur über die Produkte und ihre Wertschöpfung, sondern durch den betriebswirtschaftlichen Gesamtwert der Partnerschaft definieren.

Nun aber zu den Problemen der Kalkulation im operativen Bereich. Betriebswirtschaftlich sinnvoll sollte das Thema Kalkulation folgende Stufen durchlaufen:

Viele Augenoptiker versuchen, möglichst einfach alte Faktoren durch neue Faktoren zu ersetzen, und sind vor allem an der sicherlich für das Verkaufsgespräch wichtigen Problematik des attraktiven Ausdrucks der Preislisten interessiert. Wichtiger ist aber im Vorfeld die saubere betriebswirtschaftlich aufgebaute Kalkulation, verbunden mit einem Sortiments -Controlling und einer exakten Rohertragsanalyse und einer Rohertragskontrolle.

Das IPRO-Angebot umfasst somit mehrere getrennte Bereiche. So gibt es ein Komplettangebot, das diejenigen Unternehmen ansprechen soll, die von der Glasanalyse über die Ermittlung der Kalkulatoren bis zum Preislistendruck, alles von ihrem EDV-Haus abgewickelt bekommen möchten. Ebenso sollen aber auch die Anwender bedient werden, die ihre Preise in Programmen der Glaslieferanten kalkuliert haben und mit diesen Preislisten in ihrer Branchensoftware arbeiten wollen. IPRO spricht von einem Kalkulationszirkel und unterteilt damit den Prozess der Kalkulation in fünf Phasen.

Neben der eigenen Kalkulation ist es dabei unerlässlich, auch Wettbewerbspreise zu berücksichtigen. Das Geschick in der eigenen Preisgestaltung liegt darin, den Preis durch Markenbildung, Zusatznutzen, Service und Mehrwert für den Kunden zu modifizieren. Damit ist es möglich, sich vom Wettbewerb abzuheben, sich unvergleichbar zu machen und ein Alleinstellungsmerkmal zu erzielen.

Integriert in den Kalkulationsprozess ist zwingend eine Deckungsbeitragsrechnung, über welche eine Preisanpassung für einzelne Produkte/Segmente erfolgen sollte. Außerdem erlaubt diese Art der Kalkulation eine Überprüfung von einzelnen Produktgruppen.

Die Basisversion von winIPRO enthält die dafür benötigten Werkzeuge. Unterstützung beim kompletten Kalkulationsprozess erhalten die Anwender, die den entsprechenden Service buchen..

Die ABC-Analyse ist ein einfaches Instrument, um sich über die Ist-Situation des Unternehmens ein genaues Bild zu machen. Sie hilft, eine große Anzahl von Daten nach einem einfachen Schema zu analysieren und zu klassifizieren. Damit wird insbesondere deutlich, welche Umsätze, Produkte und Lieferanten die größte Umsatzbedeutung haben.

Untersuchungen haben gezeigt, dass in vielen Fällen mit 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des Umsatzes erwirtschaftet werden. Diese 80/20-Regel ist auch als Pareto–Regel bekannt. Sie lässt sich auf viele Bereiche des Unternehmens anwenden, zum Beispiel im Marketing oder in der Materialwirtschaft.

Ziel der ABC-Analyse ist es, das Augenmerk des Unternehmens stärker auf die wichtigen Bereiche zu konzentrieren. So können Produkte, Lieferanten oder Sortimente zielgerichteter definiert und eingesetzt werden. (ABB. 1)

IPRO analysiert mit dem Unternehmer die aktuellen Glasumsätze. Daraus ergeben sich für die Sortimentsplanung entscheidende Ansatzpunkte. Die folgenden Auswertungen zeigen die bestverkauften Gläser getrennt nach Glasarten. Die Ergebnisse sind nach dem Verkaufswert absteigend sortiert, beginnend mit dem Glas mit dem höchsten Brutto-Verkaufswert. Die beiden Spalten Wert kumuliert geben an, mit wie viel verschiedenen Gläsern welcher Anteil am Gesamtumsatz getätigt wurde.

WinIPRO bietet die Möglichkeit, daraus die entsprechenden Statistiken zu erstellen. Sie beantworten die Fragen: Welche Gläser habe ich im letzten Jahr wie häufig verkauft, was habe ich damit umgesetzt und welches war mein Rohertrag? Der IPRO-Berater erstellt und druckt diese Auswertungen Die Auswertungen gibt es für Verkauf Stück, Wert Verkaufspreis, Einkaufspreis und Rohertrag.

Hier erfahren viele Unternehmen Wahrheiten, die ihnen bisher noch gar nicht bewusst waren. So sieht man, dass mit einer Anzahl von relativ wenigen Gläsern oft über 70 % des Umsatzes gemacht werden. Somit reduziert sich die Kalkulationsproblematik manchmal auf weniger als 30 Gläser.

Zudem sieht der Unternehmer, dass oft maximal zwei Glaslieferanten optimal sein könnten, wenn diese über 90 Prozent des Umsatzes abbilden sollten. So wird es durch die ABC-Analyse in vielen Betrieben eine Lieferantenoptimierung geben.

Die folgenden Auswertungen zeigen die Rangfolge der Lieferanten nach verkauften Stückzahlen exemplarisch im Bereich Einstärkengläser. Diese Auswertungen zeigen; welche die wichtigen Lieferanten sind und für die Zuordnung zum weißen Glas in Frage kommen. (ABB. 2/3) Die ABC-Analyse wird dann über alle Glas-Produktgruppen vorge-nommen.

Grundsätzlich geht IPRO davon aus, dass die Ermittlung der individuellen Kalkulatoren außerhalb der Branchensoftware stattfinden sollte. Dies begründet sich insbesondere dadurch, dass wichtige Informationen in den meisten Betrieben nur der Steuerberater zur Verfügung stellen kann. Oder der Optiker hat seine Kosteninformationen aus eigenen Excel-Berechnungen ermittelt. Dies kann einmal der BAB sein oder zum anderen vergleichbare Kalkulationshilfen des Marktes. Die Hilfe bei der Ermittlung von individuellen Kalkulatoren erfolgt bei IPRO im Rahmen eines eigenen Service, der zusammen mit den Kunden durchgeführt wird.

Das Kalkulationsmodell von IPRO greift in vielen Punkten auf das Kalkulationsmodell von Dr. Stefan Degle zurück. Die Ermittlung der Kalkulatoren erfolgt in fünf Teilschritten:

Ziel ist eine zukünftige Ertragssicherung im Wettbewerb und gegebenenfalls eine Neupositionierung von Produkten und Preisen. Wesentlich dabei ist, von Preisen auszugehen, die das Unternehmen bereits bei Produkten erzielt hat, das bisherige Sortiment und den Ertrag in einzelnen Bereichen zu analysieren. Ebenso ist die Zukunftsperspektive des Unternehmens mit einem geplanten Sortiment, geplanten Stückzahlen und Preisen zu betrachten.

Zunächst wird für das Unternehmen analysiert, welche Umsätze in den vordefinierten Bereichen bisher erzielt wurden. Daraus lassen sich unter Berücksichtigung der Einkaufspreise und der Konditionen die Roherträge ermitteln. Bereits an dieser Stelle ist es wichtig, eine Aufteilung des Sortiments zu treffen: Sinnvoll ist die Aufteilung nach Produktgruppen wie Einstärken, Mehrstärken usw. und Veredelungen.

Für die Planung der neuen Kalkulation können hier Neuverteilungen von geplanten Stückzahlen, z.B. bei Änderung des Lieferanten für bestimmte Glastypen berücksichtigt werden. IPRO ermöglicht die Bestimmung von Umsätzen, Stückzahlen und der Roherträge z. B. des letzten Jahres. Zur Ermittlung der „echten“ Roherträge müssen dabei die individuellen Lieferantenrabatte zusätzlich einbezogen werden. Dabei ist es möglich, die zugrunde liegenden Kalkulationsfaktoren als Vergleichsbasis zu rekonstruieren.

Für eine Neukalkulation der Brillengläser ist es im Anschluss wichtig, die relevanten Personal- und Sachkosten zu ermitteln um diese auf das Brillenglas zu verteilen. Es empfiehlt sich, für die Brillenglaskalkulation die gesamten Personalkosten zu erfassen, so dass diese in den Faktor der nicht direkt zurechenbaren Kosten einfließen.

Um die direkten Personalkosten zu ermitteln, müssen nach Ermittlung der Personalstundensätze durchschnittliche Zeiten für Beratung, Bestellung, Werkstatt und Abgabe bestimmt werden (ABB. 4/5/6).

Für eine exakte Erfassung empfiehlt es sich, z.B. über eine Periode von vier Wochen eine Verkaufsstatistik zu führen, bei der diese Zeiten erfasst und dann gemittelt werden. Spontan ist es ebenso möglich, hier Erfahrungswerte einzusetzen und diese bei einer späteren Überarbeitung der Kalkulation anzupassen.

Die Sachkosten können differenziert oder pauschal erfasst werden. Auch hier stehen dem Berater entsprechende Tabellen zur Verfügung, die die Investitionsgüter mit den entsprechenden Wiederbeschaffungswerten erfassen und die weiteren Gemeinkostenanteile verrechnen. Sind die relevanten Kosten ermittelt, kann der erforderliche Deckungsbeitrag aus dem Segment Brillenglas für die jeweiligen Lieferanten und insgesamt mit dem neuen, errechneten Deckungsbeitrag verglichen werden.

Für den Vergleich mit dem bisherigen Deckungsbeitrag muss berücksichtigt werden, welchen relativen Deckungsbeitrag das Segment Brillenglas bisher im Vergleich zu anderen Unternehmensbereichen erzielt hat. Abhängig von den Erwartungen des Unternehmers können die Kalkulatoren solange angepasst werden, bis sich keine Differenz zum bisherigen Deckungsbeitrag oder sich die erwünschte „Deckungsbeitragsdifferenz“ ergibt.

Gearbeitet wird mit einer Excel-Datei, die die Daten des Steuerberaters mit den Daten der Glaslieferanten und den Umsatzanalysen aus der winIPRO Software zusammenfasst. Dabei geht es IPRO nach eigenem Bekunden darum, marktfähige Kalkulatoren zu erarbeiten. Dabei kann auf die oben beschriebenen ABC-Analysen zurückgegriffen werden, die Lieferanten und die Gläser zu identifizieren, die in der Vergangenheit die wichtigsten Umsatzträger waren.

Ebenso wird der Deckungsbeitrag ermittelt, der vom Glasverkauf erwirtschaftet werden muss. Dieser ist die zentrale Größe, wenn es darum geht die individuellen Kalkulatoren zu ermitteln. Wo diese Zahlen nicht vom Steuerberater kommen, weil zum Beispiel bisher nur eine Erlösgruppe Brillenoptik geführt wurde und nicht zwischen Fassungen und Gläsern differenziert wurde, werden die Zahlen durch Rückrechnungen und die ABC-Analysen ermittelt.

Ist der Deckungsbeitrag „Glas“ bekannt, wird untersucht, wie sich dieser im letzten Jahr auf die unterschiedlichen Glasqualitäten und Veredelungen verteilt hat. Dabei treten oft erstaunliche Fakten zu Tage – denn die oft undurchsichtigen Verhältnisse von realen Einkaufspreisen und Verkaufspreisen werden durch verschiedene winIPRO – Auswertungen transparent. Dabei greift IPRO sowohl auf das Instrument der Rohertragsanalyse wie auch auf Umsatzanalysen zurück.

Das Ziel dieser Analysen ist es, unterschiedliche Kalkulatoren für die Glasqualitäten zu ermitteln, die aber gemeinsam dazu führen, dass der gewünschte „Deckungsbeitrag Glas“ erreicht wird – vorausgesetzt, die Stückzahl stimmt. Wer seine individuellen Kalkulatoren anderweitig ermittelt hat, beispielsweise mit Unterstützung der Verbände oder anderer Anbieter, kann natürlich auch mit Preisen und Kalkulatoren aus anderen Quellen arbeiten.

Die individuellen Kalkulatoren werden nicht automatisch übernommen, sondern müssen im Programmteil Kalkulation eigens eingegeben werden. Dabei unterscheidet IPRO zwischen Einkaufskalkulatoren (die aus Listenpreisen Einkaufspreise machen) und Verkaufskalkulatoren, die aus Einkaufspreisen oder Listenpreisen dann Verkaufspreise machen.

Wer sich an den Aufbau der IPRO-Filter gewöhnt hat, wird mit dem Programmteil gut zurecht kommen. Die Struktur ist extrem offen und ermöglicht jeden denkbaren Kalkulatorenverlauf. Im Gegensatz zu vielen Herstellerprogrammen arbeitet IPRO netto – netto, die Mehrwertsteuer wird vom Programm nachträglich automatisch addiert. Auf Anfrage wurde mir mitgeteilt, dass eine der nächsten Programmversionen hier eine Erweiterung erhalten wird. Für die Diskussion mit dem Steuerberater und beim Durcharbeiten der BWA ist diese Sicht sicher die richtige.

Die Anwendung der erfassten Kalkulatoren ist einfach und kann dann automatisch bei jedem zukünftien Download aktueller Lieferantenpreislisten erfolgen. Mit der Funktion „Verkaufspreise erhalten“ bietet IPRO darüber hinaus noch die sehr nützliche Funktionalität, einmal kalkulierte (und möglicherweise gedruckte) Verkaufspreise nicht durch neuerliches Kalkulieren von Preislisten zu überschreiben.

Der eigentliche Clou der IPRO-Lösung ist in einem Unterprogramm zur Kalkulationseingabe versteckt. Der „Auswertungen“ genannte Programmteil bietet die Möglichkeit, so zu tun, als hätten die neuen Kalkulatoren schon in einem vergangenen Zeitraum gegolten.

In der dargestellten Auswertung zeigen die Spalten „St“, „Wert“ und „RE“ die Stückzahlen, den Verkaufswert und den Rohertrag (entspricht dem Deckungsbeitrag) aller Aufträge für den ausgewerteten Zeitraum. Die Spalten „Proj. Wert“ und „Proj. RE“ zeigen, wie Umsatz und Rohertrag ausgesehen hätten, hätte man in der Vergangenheit mit den selbst kalkulierten Preisen gearbeitet. (ABB. 7/8)

Damit ist es möglich, die im letzten Jahr wirklich erzielten Roherträge mit den Roherträgen zu vergleichen, die mit den neuen Kalkulatoren erreicht worden wären. Ein sehr nützliches Tool, das ganz unabhängig von den Lieferantenangeboten, die solche Rechnungen immer nur für ihre eigenen Produkte erstellen, die Umsätze und den Rohertrag des gesamten Betriebs im Blick behält.

Der Vergleich der Roherträge ist eine gute Methode, um die Wirkung einer komplexen Kalkulation auf das gesamte Sortiment zu überprüfen. Der Vergleich erfolgt im Kalkulationsprogramm in den Auswertungen. Hier ist es nun möglich, die neu kalkulierten Glaspreise auf die realen Verkäufe des Vorjahres anzuwenden. Sie sehen dabei, welchen Umsatz Sie mit ihren „damaligen“ Preisen erzielt haben und welchen Sie nun mit den „neuen“ Preisen erzielt hätten. Indem Sie nach den Spalten Wert, Proj. Wert und Stück sortieren, erhalten Sie auch eine valide ABC Analyse über ihre Gläser. Bei den wichtigsten Gläsern (A) sollte der Rohertrag über dem des Vorjahres liegen.

Für die Druckausgabe bedient sich IPRO der modernen HTML-Sprache, die auch im Internet verwendet wird. Jede Preisliste kann als HTML-Datei ausgegeben werden, wobei es dem Anwender überlassen bleibt, ob alle Gläser oder nur eine Auswahl exportiert werden. Die entstehenden Dateien können direkt ausgedruckt oder nachbearbeitet werden.

Angekündigt ist in Zusammenarbeit mit den großen Glaslieferanten auch eine Exportfunktion, die es möglich macht, die in IPRO kalkulierten Preise in den Herstellerprogrammen zu importieren, um die Preislisten im von Lieferanten gewohnten Layout zu drucken. Wer seine Preislisten in den Herstellerprogrammen kalkuliert, kann diese heute schon in winIPRO importieren.

Voraussetzung hierfür ist, dass das Herstellerprogramm über einen Export im branchenüblichen SF6-Preislistenstandard verfügt. Für die meisten der vorstellbaren Nutzen reichen die vorhandenen Funktionen aus.

Mit dem „Glasoptimierung – weiße Preisliste“ gibt es einen neuen IPRO-Baustein, der in Zusammenarbeit mit Anwendern entstanden ist und der kurz gesagt, die Preisbildung von den Herstellerkatalogen entkoppelt. Der Anwender definiert sich eine eigene „weiße“ Preisliste und ordnet dieser Preisliste dann Artikel eines oder unterschiedlicher Hersteller zu.

Bei der Glaseingabe im Auftrag wird das „weiße Glas“ ausgewählt und danach durch ein reales Glas ersetzt – wobei betriebswirtschaftliche Anforderungen wie der Rohertrag im Mittelpunkt stehen. (ABB. 9)

Dies führt zur einer wesentlichen Vereinfachung der Kalkulation. Einige Glashersteller haben deshalb schon eigene Kurzpreislisten entwickelt. Erste Erfahrungen zeigen, dass ein durchschnittlicher Betrieb, der sich bisher nur wenig um seine Roherträge gekümmert hat, mit diesem Baustein einen fünfstelligen Betrag zusätzlich erwirtschaften kann.

Mit diesen Bausteinen bietet IPRO Lösungen für viele unterschiedliche Anforderungen – es wird nun an den Anwendern liegen, welchen Weg sie wählen, um die Auflagen der Kartellbehörden zu erfüllen.

Bernhard Schwenk

Dozent für Betriebswirtschaft

Fachakademie für Augenoptik München