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Welche Zahlengrundlagen benötigt ein Betrieb?

Unternehmenssteuerung (2)
Welche Zahlengrundlagen benötigt ein Betrieb?

Ziel eines Unternehmers ist es Gewinn zu erzielen. Dieser ergibt sich aus den erzielten Umsätzen abzüglich der im Betrieb angefallenen Kosten. Diese Aussage erscheint vielleicht sehr leicht, erweist sich jedoch in der Unternehmensführung durchaus als schwierig, denn Umsatz allein ist nicht der Maßstab. Entscheidend ist, was unter dem Strich übrig bleibt: Der „richtige“ Umsatz im „richtigen“ Waren- oder Dienstleistungssegment entscheidet über den Gewinn und die Wirtschaftlichkeit. Und: Schauen Sie nach vorn, wenn Sie Ihr Ziel erreichen wollen!

Die Buchhaltung zeigt den Blick in den Rückspiegel, aber der Unternehmer wird mit vielen Entscheidungen konfrontiert, die Auswirkungen auf die Kostenstruktur und das Betriebsergebnis von morgen zur Folge haben, z.B. wann kann ich einen neuen Mitarbeiter einstellen, kann ich mir diesen Mitarbeiter auch leisten, lohnt es sich eine neue Maschine anzuschaffen, und soll ich diese Maschine kaufen/finanzieren oder leasen?

Gerade in der heutigen Zeit, in der sich der Wettbewerb immer mehr verschärft, wird mehr denn je unternehmerisches Profil von Betriebsinhabern verlangt. Eine solide Basis und Aufbereitung der Unternehmenszahlen und Kennzahlen ist unabdingbar, um Stärken und Schwächen des Betriebsprozesses zu erkennen. Eine zahlenmäßige Erfassung und Auswertung des Betriebes ist notwendig, um fundierte Entscheidungen treffen zu können, die den Erfolg herbeiführen.
Das Umfeld des Betriebes ist viel zu komplex, als dass man sich auf den Lorbeeren ausruhen kann. Aber wie kann ein Handwerker heute souveräner Unternehmer sein und seine Geschicke selber lenken, kein Spielball des Marktes, sondern Akteur sein?
Wie kann sich ein (kleiner) Betrieb auf die Unwägbarkeiten der weltweit vernetzten Wirtschaft einstellen, deren Auswirkungen noch bis in das kleinste Dorf zu spüren sind? Wie können Sie geänderte Verbraucherwünsche oder eine neue Geschäftsidee so kalkulieren, dass die Chancen optimal genutzt werden, die Risiken aber überschaubar bleiben?
Die erfolgreichsten Unternehmen aller Branchen beantworten diese Fragen auf der Grundlage gesicherter Zahlen:
Wirtschaftlich arbeiten kann nur, wer den Überblick hat und seine Zahlen kennt!
Die erfolgreichsten Unternehmen aller Branchen arbeiten auf der Grundlage gesicherter Zahlen. Aber welche Zahlengrundlage benötigen Sie überhaupt? Vom Steuerberater erhalten Sie einen ganzen Berg von Listen. Welche sind wichtig? Welche kann man weglassen? Welche sollte man sich noch genauer ansehen?
Werfen wir einen Blick auf die im Unternehmen anfallenden Zahlen und schauen uns auf Abbildung 1 an, woher sie kommen und was sie uns sagen: Ausgangspunkt ist Ihre Finanzbuchhaltung in der Mitte der Übersicht.
Alle Rechnungen und Belege werden von Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Steuerberater erfasst und in eine Systematik (Kontenrahmen) gebracht. Der Kontenrahmen (z.B. DATEV SKR 03 oder Lexware) ist eine Grobgliederung und wird an die betrieblichen Anforderungen angepasst. Es gibt jedoch keine einheitliche zweckmäßige Gliederung für alle Betriebe, da sich die einzelnen Betriebe zu sehr unterscheiden.
Abbildung 2 zeigt ein Beispiel: So haben Betriebe unterschiedliche Konten für Anschaffungen, unterschiedlich viele Erlöskonten oder Filialen, etc: Häufig werden die Betriebe vom Steuerberater aus Bequemlichkeit oder um in ihrer gleichbleibenden Systematik für alle ihre Kunden zu bleiben in der Auswertung über einen Kamm geschert. Aber bereits hier können Sie sich die Basis für einen besseren Überblick schaffen indem Sie eine differenzierte Darstellung mancher Konten anfordern, z. B. Konto 8000 „Umsatzerlöse 19 %“ getrennt in 8001 „Akkustik“, 8002 „Brillen“, 8003 „Reparaturen“. Damit erhalten Sie in späteren Auswertungen detailliertere Aussagen darüber, wo Sie Geld verdienen oder verlieren (Profit-Center-Rechnung).
Einmal im Monat erhält der Unternehmer aus der Buchhaltung oder vom Steuerberater die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), in der meist auf einer Seite das Monatsergebnis und aufgelaufen das Ergebnis für die vergangenen Monate des Geschäftsjahres dargestellt werden (Abbildung 3).
Die BWA ist eine Zusammenfassung der Summen- und Saldenliste (SuSa). Die SuSa enthält alle Einzelkonten, wie sie im Kontenrahmen festgelegt wurden, und zeigt wichtige Details zur Unternehmenssteuerung, die in der BWA nicht mehr zu erkennen sind, z.B. Liquiditätskonten, Bankbestand, Tilgungsbeträge etc. (Abbildung 4).
Tipp: Fordern Sie deshalb unbedingt auch die SuSa ein. BWA und SuSa können nach verschiedenen Gesichtspunkten dargestellt werden. (In welcher Form wird weiter unten erklärt)
Der Steuerberater erstellt zum Ende des Geschäftsjahres (meist der 31.12.) den Jahresabschluss. Der Abschluss ist zeitpunktbezogen und stellt nicht die unterjährige Entwicklung in Ihrem Betrieb dar. Aufgrund dieser Daten werden Sie aber von Institutionen aus externer Sicht beurteilt z.B. Finanzamt, Banken (Bilanzanalyse und Rating), Versicherungen.
Die zeitpunktbezogene Betrachtungsweise eröffnet einen gewissen Spielraum der Darstellung Ihres Unternehmens zu dem gegebenen Zeitpunkt. Dafür ist aber wichtig zu wissen, welches Ziel Sie verfolgen. Benötigen Sie einen Kredit oder wollen demnächst einen Leasingvertrag abschließen? Dann sollte das Ergebnis natürlich besonders gut aussehen. Für das Finanzamt ist ein niedrigeres Ergebnis vorzuziehen oder gewünscht.
Wenn Sie Ihr vorläufiges Jahresendergebnis im Blick haben, können Sie also frühzeitig steuern und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen.
Aber: Der Jahresabschluss basiert auf den Daten der weiten Vergangenheit – denn er lässt oft auf sich warten, wird viel zu selten durchgeführt und liegt oft erst vor, wenn die notwendigen Entscheidungen für das neue Jahr schon getroffen sind. Viele Unternehmen fertigen ihren Jahresabschluss erst im 2. Quartal des neuen Geschäftsjahres und kennen im April noch nicht das endgültige Ergebnis des Vorjahres. Wenn sie es dann im Mai erfahren, sind sie entweder geschockt über die zu erwartenden Steuernachzahlungen, weil es auf dem Konto gerade nicht gut aussieht, oder über ein zu schlechtes Ergebnis. Hätten sie das Ergebnis früher gekannt, hätten Sie z.B. Investitionen vorziehen oder Aufträge erst im neuen Jahr bearbeiten und so Steuern sparen können.
Sie sehen also: Die vergangenheitsbezogene Betrachtung der Unternehmenszahlen taugt nicht zur Steuerung! Dazu brauchen Sie Steuerungsinstrumente aus dem Bereich des internen Rechnungswesens. Diese Steuerungsinstrumente sind zeitraumbezogen und zeigen die Entwicklung während des ganzen Geschäftsjahres. Hier können Sie die Ertragskraft Ihres Unternehmens steuern und beeinflussen. Hier erkennen Sie, was sie bis Jahresende noch tun können und sollten, wie sich das Bankkonto entwickeln wird und wie Sie kalkulieren müssen.
Diese Instrumente werden in der betriebswirtschaftlichen Fachsprache unter dem Begriff Kosten- und Leistungsrechnung zusammengefasst (KuL).
Kein Unternehmen ist zu einer Kosten- und Leistungsrechnung (KuL) verpflichtet. Ohne aussagefähiges internes Rechnungswesen bestehen jedoch kaum Chancen langfristig gute Ergebnisse zu erzielen und das Unternehmen auf sichere Beine zu stellen in einer Zeit, die durch verschärften Konkurrenzkampf, zunehmenden Kostendruck und schnelle Änderung der Nachfragewünsche gekennzeichnet ist.
Je besser die Listen, desto größer die Transparenz
Die SuSa ist die Grundlage für die wichtigsten Steuerungsinstrumente:
  • Finanzplanung (= wie sieht mein Unternehmensergebnis am Jahresende aus)
  • Liquiditätsplanung (= Wie entwickelt sich mein Bankkonto bis zum Jahresende?)
Darauf wiederum basieren:
  • Kalkulation (= Welche Preise oder Stundensätze muss ich verlangen?)
  • Profitcenterbetrachtung (= Mit welchen Bereichen verdiene ich Geld und wo werfe ich es zum Fenster hinaus?)
Meistens werden in SuSa und BWA nur der aktuelle Monat dargestellt und die vergangenen Monate des Geschäftsjahres zusammengefasst (kumuliert).
Ich empfehle Ihnen von Ihrem Steuerberater eine Jahressaldenliste anzufordern, in der das ganze Jahr Monat für Monat nebeneinander dargestellt wird (Abbildungen 5 und 6).
Durch diese Darstellung sehen Sie alle Kosten im Überblick mit ihrer monatlichen Entwicklung wodurch Umsatzschwankungen, Kostenerhöhungen oder starke Veränderungen im Vergleich zu den Vormonaten, Fehlbuchungen, Buchungslücken oder falsche Kontenzuordnungen sofort erkannt werden („erst einmal aufräumen“). Sie verstehen die eigene Buchhaltung besser und steigern gleichzeitig die Qualität und den Austausch mit dem Buchungsbüro. Bei der Durchsicht der nebeneinander dargestellten Monatszahlen wird bereits intuitiv der Ist-Zustand des Unternehmens analysiert. Der erste Schritt zur souveränen Steuerung des Unternehmens ist getan!
Wie Sie auf der Basis von SuSa und BWA die Blickrichtung ändern – weg vom Blick in den Rückspiegel hin zur Planung – erfahren Sie im nächsten Teil dieser Serie.
Heike Czalaun
Zahlwerk GmbH
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