Grundlagen der Buchführung (V)

Betrachtet man als Einstieg in die Thematik eine Gewinn- und Verlustrechnung eines Augenoptikbetriebes der Umsatzklasse 2 (Tabelle 1, Betriebsvergleich 2003) so sieht man , dass die Personalkosten in diesem Beispiel ca. 38 Prozent vom Umsatz betragen. Ein kalkulatorischer Unternehmerlohn ist hierbei schon berücksichtigt. Nimmt man bei diesen Ausgangswerten einen Umsatzrückgang für das Jahr 2004 von 20 Prozent an (für viele Betriebe wird es noch viel mehr sein!) so kann man sich vorstellen, dass der Unternehmer seine Personalkosten optimieren oder flexible Personalsysteme einsetzen muss. Grundsätzlich ist die Strategie Personalabbau gerade hinsichtlich einer Neuorientierung am Markt problematisch. Sicherlich müssen alle Unternehmer eine vernünftige Umsatz-/Personalkostenrelation haben, aber es darf nicht vergessen werden, dass z.B. Optometrie oder Kontaktlinse als Profilierungsdimension sehr personal- und zeitintensiv ist. Hier ist strategisch vorzugehen und klar zu entscheiden, welche Tätigkeiten das fest angestellte Personal einschließlich Unternehmer selbst macht und welche Tätigkeiten eventuell als Fremdleistungen eingekauft werden. (Einschleifservice, Marketing, Buchführung u.a.)

Der Unternehmer hat nun folgende Personalkostenblöcke im weiteren Sinne zu beachten, die einmal seine produktive Arbeit zur Erstellung seiner Produkte und Dienstleistungen, zum anderen seine Verwaltungstätigkeit (Lagerwirtschaft, Einkauf, Marketing, Rechnungswesen, EDV) betreffen.

Zu den Personalkosten gehören für den Unternehmer alle Aufwendungen, die durch die Beschäftigung von Arbeitnehmern verursacht werden. Historisch bedingt unterscheidet man Löhne, die an gewerbliche Arbeitnehmer (Arbeiter) und Gehälter, die an Angestellte gezahlt werden. Die Mindesthöhe des Bruttoarbeitsentgeltes legen zwischen den Tarifvertragsparteien (Arbeitgeber, Gewerkschaften) ausgehandelte Tarifverträge fest, wobei durch Betriebsvereinbarungen und individuell ausgehandelte Verträge höhere Entgelte festgelegt werden können. Das Bruttoarbeitsentgelt bildet die Grundlage für die Verbuchung der Lohn- und Gehaltszahlung, wobei der Arbeitnehmer nur einen Teilbetrag, das so genannte Nettoarbeitsentgelt ausgezahlt bekommt, während das Unternehmen zusätzlich zum Bruttoarbeitsentgelt auch noch die Personalzusatzkosten tragen muss.

Er hat den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung sowie die gesetzlichen Beiträge zur Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) zu tragen. Daneben können freiwillige soziale Aufwendungen des Arbeitgebers Bestandteile der Personalkosten sein. Die Personalkosten des Arbeitgebers lassen sich wie in Tabelle 2 einteilen.

Das Nettoarbeitsentgelt errechnet der Arbeitgeber, indem er vom Bruttoarbeitsentgelt folgende Abzüge vornimmt:

Für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit ist die Einkommensteuer als „Lohnsteuer“ durch direkten Abzug vom Arbeitsentgelt einzubehalten und durch den Arbeitgeber direkt an das zuständige Finanzamt abzuführen. Für die Ermittlung der Lohnsteuer muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine Lohnsteuerkarte vorlegen, auf der die Merkmale für die Besteuerung (Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Religionszugehörigkeit) vermerkt sind. Zur Vereinfachung der Ermittlung des Lohnsteuerbetrags kann auf Lohnsteuertabellen zurückgegriffen werden, die durch das Bundesministerium der Finanzen zusammengestellt sind.

Die Lohnsteuerklassen dienen zur Einordnung der lohnsteuerpflichtigen Personen. Jede Lohnsteuerklasse steht dabei für bestimmte persönliche Verhältnisse. Die Einordnung führt je nach Steuerklasse zu einer unterschiedlichen Höhe der individuellen Lohnsteuer, die bei der Berechnung des Nettolohns der oben genannten amtlichen Lohnsteuertabelle entnommen wird (s. Tabelle 3).

Für Arbeitnehmer, die einer Religionsgemeinschaft angehören, wird die Kirchensteuer einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Das Finanzamt leitet den Betrag dann an die zuständige Religionsgemeinschaft weiter. Die Kirchensteuer errechnet sich aus der Lohnsteuer; sie beträgt je nach zuständiger Landeskirche oder zuständigem Bistum acht oder neun Prozent der Einkommensteuer.

Der Solidaritätszuschlag musste im Zeitraum vom 1.7.1991 bis 30.6.1992 zur Finanzierung des Aufbaus der neuen Bundesländer gezahlt werden. Zum 1.1. 1995 wurde er wieder eingeführt, wobei seine Abschaffung oder Verminderung Gegenstand der politischen Diskussion ist. Der Solidaritätszuschlag betrug zunächst 7,5 Prozent der Einkommensteuer und wurde zum 1. 1. 1998 auf 5,5 Prozent reduziert.

Grundsätzlich ist jeder Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig. Die Beiträge zur Sozialversicherung tragen der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber je zur Hälfte. Die Sozialversicherung besteht aus der Kranken-, Arbeitslosen-, Renten- und Pflegeversicherung. Der Arbeitgeber behält den Arbeitnehmeranteil vom Arbeitslohn ein und führt ihn zusammen mit dem Arbeitgeberanteil an die zuständige Krankenkasse ab, welche die Verteilung auf die einzelnen Sozialversicherungsträger (Krankenkasse, Bundesanstalt für Arbeit, Rentenversicherungsan-stalt) vornimmt. Die aktuellen Beiträge sind aus Tabelle 4 zu entnehmen.

Weitere Abzüge, die vom Bruttoarbeitsentgelt einbehalten werden, sind vermögenswirksame Leistungen oder die Rückzahlung von erhaltenen Vorschüssen. Neben diesen Abzügen, die den Arbeitnehmer belasten, hat der Arbeitgeber weitere Aufwendungen und Kosten zu tragen. Diese zusätzlichen Beträge werden auch als Personalzusatzkosten oder Personalnebenkosten bezeichnet. Deutschland nimmt bei der Höhe der Personalzusatzkosten weltweit einen führenden Platz ein. Dies ist zum einen auf gesetzliche Vorgaben, zum anderen aber auch auf tarifvertragliche oder betriebliche Vereinbarungen zurückzuführen. In Abhängigkeit von der Branche schwanken die Personalzusatzkosten zwischen 35 und 100 Prozent des Bruttoarbeitsentgelts. Dies bedeutet, dass für 100,-:Euro, die ein Arbeitnehmer brutto verdient, der Aufwand für den Arbeitgeber bis zu 200,- Euro beträgt. Das gilt vor allem für die Branche der Versicherungen und der Banken.

Die Personalzusatzkosten eines Unternehmens lassen sich in die folgenden Kategorien einteilen:

Bruttoarbeitsentgelt und die sozialen Abgaben detailliert für jeden Mitarbeiter erfassen. Dies setzt das Bestehen einer eigenen Lohnbuchhaltung voraus, die eine Führung von Lohn- oder Gehaltskonten für jeden Mitarbeiter ermöglicht.

Neben den hälftigen Arbeitgeberanteilen an den Sozialversicherungsbeiträgen gehören auch die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung zu den gesetzlichen sozialen Aufwendungen.

Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) stellen für den Arbeitgeber einen Teil der Personalkosten dar. Im Gegensatz zu den Beiträgen zur Sozialversicherung trägt der Arbeitgeber die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung allein.

Die Beiträge werden als Aufwand des Unternehmens auf dem Konto Beiträge zur Berufsgenossenschaft erfasst.

Vermögenswirksame Leistungen sind Geldleistungen, die der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer in einer im Vermögensbildungsgesetz genannten Anlageform anlegt. Das 3. Vermögensbeteiligungsgesetz vom 7.9.1998 verbessert die Anlageformen vermögenswirksamer Leistungen nach dem 5. Vermögensbildungsgesetz. Es erweitert den Katalog der geförderten Anlagearten um neue Formen der Produktivkapitalbeteiligung. Überdies hat es die für die Sparzulage maßgebliche Einkommensgrenzen von 17.900 Euro oder bei Zusammenveranlagung von Ehegatten nach § 26b ESTG 35.800 Euro angehoben.

Die staatliche Förderung der Vermögensbildung besteht in einer steuer- und sozialversicherungsfreien Arbeitnehmer-Sparzulage, die für bestimmte, gesetzlich abschließend geregelte Anlageformen vermögenswirksamer Leistungen vom Finanzamt gewährt wird. Anstelle der bisher gemeinsam für Bausparen und Beteiligungen geltenden Begrenzung der Arbeitnehmer-Sparzulage von 10 Prozent auf Anlagen bis 936 Euro werden seit 1.1.1999 zwei Förderarten angeboten, die nebeneinander in Anspruch genommen werden

Damit können bei Arbeitnehmern, die beide Förderarten in Anspruch nehmen, bis 870 Euro (470 Euro + 408 Euro) gefördert werden.

Nutzt ein Arbeitnehmer beide Förderarten und unterschreitet er die Einkommensgrenze, so erhält er als Arbeitnehmer-Sparzulage in den alten Bundesländern nunmehr 114,30 Euro und in den neuen Bundesländern 130,30 Euro.

Die vermögenswirksamen Leistungen sind steuerpflichtige Einnahmen im Sinne des ESTG und Entgelt im Sinne der Sozialversicherung. Sie sind arbeitsrechtlich Bestandteil des Lohns oder Gehalts. Getragen werden die vermögenswirksamen Leistungen entweder vom Arbeitnehmer oder Arbeitgeber alleine oder von beiden zu gleichen Teilen. Jede Arbeitgeberbeteiligung führt aber zu einer entsprechenden Erhöhung des steuerpflichtigen Bruttolohns.

Löhne und Gehälter sind an einem bestimmten Tag fällig. Werden dem Arbeitnehmer vor dem Fälligkeitstag Vorschüsse auf bereits erbrachte oder noch zu erbringende Arbeitsleistungen gezahlt, handelt es sich nicht um Aufwendungen, sondern um Forderungen des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer. Zu unterscheiden ist zwischen kurz- und langfristigen Vorschüssen.

Die kurzfristigen Vorschüsse, die auf den Arbeitslohn des laufenden Jahres gewährt werden, sind bei der Auszahlung auf das Konto Forderungen gegen Personal (MA ) die langfristigen Vorschüsse (Arbeitgeberdarlehen) auf das Konto Darlehen zu buchen.

Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer unverzinslich oder zinsverbilligte Darlehen (Arbeitgeberdarlehen), so sind Zinsvorteile als Sachbezüge zu versteuern, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums 2.600 Euro übersteigt. Zinsvorteile sind anzunehmen, soweit der Effektivzins für ein Darlehen 5,5 Prozent unterschreitet.

Am Tag der Lohnbuchung werden Vorschüsse, wenn vereinbart, mit dem aktuellen Gehalt verrechnet und führen zu einer geringeren Nettoauszahlung.

Fließt dem Arbeitnehmer Arbeitslohn in Form von Sachbezügen zu, so sind diese ebenso wie Lohnzahlungen dem Arbeitslohn oder den sonstigen Bezügen zuzuordnen, Sachbezuge bleiben außer Ansatz, wenn sie 50 Euro pro Monat nicht übersteigen. Die Sachbezüge werden auf dem Konto Verrechnete sonstige Sachbezüge gebucht. Die Umsatzsteuer ist entsprechend auszuweisen. Die wichtigsten Sachbezüge sind:

Überlässt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug für eine gewisse Dauer (mehr als fünf Tage im Monat) zur privaten Nutzung, so ist der geldwerte Vorteil entweder nach der Ein-Prozent-Regelung, mit Hilfe eines Fahrtenbuches oder durch Schätzung zu ermitteln. Dabei bleibt die monatliche Geringfügigkeitsgrenze von 50 Euro außer Betracht.

Der Arbeitgeber hat den privaten Nutzungsanteil mit monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises anzusetzen, der im Zeitpunkt der Erstzulassung für das Kraftfahrzeug festgelegt ist. Dies gilt auch bei gebraucht erworbenen oder geleasten Fahrzeugen. Der Bruttolistenpreis ist auf volle 100 Euro abzurunden. Dieser prozentuale Ansatz des privaten Nutzungsanteils umfasst die eigentlichen Privatfahrten (Freizeitfahrten).

Kann das Kraftfahrzeug auch zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, erhöht sich der Wert um jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte um 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises. Es wird die einfache Entfernung angesetzt.

Neben den Vollzeitkräften und Teilzeitkräften kann der Unternehmer auf folgende Lohnformen zurückgreifen, um seine Personalkosten flexibel zu gestalten.

Die Sozialversicherungsbeiträge sind grundsätzlich vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber je zur Hälfte zu tragen. Eine Ausnahme besteht für versicherungspflichtige Arbeitnehmer, deren monatliches Arbeitsentgelt mit Wirkung vom 1.4.2003 400 Euro (vorher: 325 Euro) in den alten und den neuen Bundesländern (Geringverdienergrenze) nicht übersteigt. Für diese versicherungspflichtigen Arbeitnehmer trägt der Arbeitgeber den Beitrag zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung allein. Seit 1.4.1999 gilt die Geringverdienergrenze nur noch für Auszubildende.

Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung in einem Unternehmen liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt aus dieser Tätigkeit regelmäßig im Monat 400 Euro nicht übersteigt. Die wöchentliche Arbeitszeit ist dabei unerheblich. Der Arbeitgeber hat ab 1.4.2003 an die Einzugsstelle, die Bundesknappschaft für die geringfügig entlohnten Beschäftigungen in Unternehmen, Pauschalabgaben zu entrichten. Die Pauschalabgaben betragen grundsätzlich 25 Prozent des Arbeitsentgeltes. Davon entfallen 12 Prozent auf die Rentenversicherung, 11 Prozent auf die Krankenversicherung und 2 Prozent auf eine einheitliche Pauschalsteuer.

Der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung fällt nur an, wenn der geringfügig Beschäftigte in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist (z.B. familienversichert). Für geringfügig Beschäftigte, die privat oder gar nicht krankenversichert sind, fällt kein Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung an. Steuerrechtlich sind mit der einheitlichen Pauschsteuer von 2 Prozent des Arbeitsentgelts die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer abgegolten.

Eine kurzfristige Beschäftigung im lohnsteuerlichen Sinne liegt vor, wenn

Werden Arbeitnehmer kurzfristig beschäftigt (sog. Aushilfskräfte), kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer erhoben werden .Eine kurzfristige Beschäftigung ist sozialversicherungsfrei, wenn die Beschäftigung für eine Zeitdauer ausgeübt wird, die im Laufe eines Kalenderjahres auf nicht mehr als zwei Monate oder insgesamt 50 Arbeitstage nach ihrer Eigenart begrenzt zu sein pflegt oder im Voraus vertraglich begrenzt ist. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt nicht mehr vor, wenn die Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird.

Einige junge Augenoptikermeister haben sich auf dem Markt als freiberufliche Meister selbständig gemacht. Sie bieten ihre Tätigkeit zu wechselnden oder festen Terminen als Urlaubsvertretung oder Springer an. Dafür stellen sie nach Tagessätzen Rechnungen, die umsatzsteuerpflichtig sind. Somit ist der Unternehmer auch vorsteuerabzugsberechtigt. Die Versteuerung der Beträge unterliegt dann dem freiberuflichen Meister. Für einige Augenoptikerbetriebe sind diese Augenoptikermeister eine ideale Ergänzung ihres Teams, die auch Spezialaufgaben (MKH, Spezialkontaktlinsen u.a.) übernehmen können. Zu beachten sind aber die teilweise noch geltenden Regelungen zur Scheinselbständigkeit.

Alle weiteren Tätigkeiten von Personen, die keinen Angestelltenstatus haben, aber innerhalb des Betriebes arbeiten, werden als Fremdleistungen in den verschieden Kostenarten gebucht . Dazu gehören Buchhaltungsfachkräfte, Dekorateure, Einschleifservice, Steuerberater. Sie stellen genauso wie der freiberufliche Mitarbeiter Rechnungen mit Umsatzsteueranteil. Im weitesten Sinne gehören sie zu Personalkosten , weil sie den Faktor Arbeit für den Unternehmer abdecken.

Der Unternehmer (Inhaber) steht nur dann auf der Gehaltsliste, wenn die Firma eine Rechtsform der GmbH hat. Nur dann kann der Unternehmerlohn als Geschäftsführergehalt steuerlich in Ansatz gebracht werden, wenn er wirklich in der Firma produktiv tätig ist.

Damit können auch alle freiwilligen sozialen Leistungen (Betriebsrente, Pensionszusagen etc.) in Ansatz gebracht werden). Für alle Einzelunternehmer darf nur ein kalkulatorischer Unternehmerlohn angesetzt werden. Die Gegenbuchung erfolgt dann über das Konto verrechnete kalkulatorische Kosten. Somit ist die Buchung erfolgsneutral. Buchungstechnisch lebt er von den Privatentnahmen, die jeweils verbucht werden müssen.

Für die Verbuchung von Personalkosten gilt folgende Struktur:

Ein Meister erhalt einen Bruttolohn von Ç 2500,-.

Der Vorschuss von 500 Ç wird gebucht.

Das Gehaltsbeispiel wird gebucht : Der geldwerte Vorteil für das KFZ (1 Prozent von 20400 Ç und 0,03 Prozent von 20 400 Ç 30 km beträgt 287,50 Ç Brutto). Die vermögenswirksame Sparleistung und der Vorschuss wird verrechnet.

Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung wird gebucht.

Der Beitrag zur Berufsgenossenschaft wird gebucht.

Die einbehalten Beträge werden überwiesen.

Ein Lehrlingsgehalt wird gebucht. Der Unternehmer zahlt die gesamten Beiträge.

Eine 400 Ç Aushilfe wird gebucht.

Eine Rechnung für Fremdleistungen wird bezahlt.

Der kalkulatorische Unternehmerlohn wird erfolgsneutral gebucht.

Bernhard Schwenk