Grundlagen der Buchführung (II)

In der Ausbildung zum Augenoptikermeister soll einmal die Bilanz und die Gewinn und Verlust-rechnung zentrales Verständnisinstrument sein, zumal auf dem Weg zur Selbstständigkeit diese beiden Unterlagen die ersten Beurteilungskriterien für einen Betrieb sind. Zum anderen bietet die Buchführung als Dokumentationsinstrument für alle Geschäftsfälle eine Einordnung aus betriebswirtschaftlicher und steuerlicher Sicht. Deshalb ist das Kontensystem zu verstehen, um die Zusammenhänge ableiten zu können. Ziel ist es, zunächst an praktischen Beispielen den Unterschied zwischen Bestandsbuchungen und Erfolgsbuchungen aufzuzeigen. Zudem wird das System der Umsatzsteuer erläutert und buchführungstechnisch erklärt.

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, bei der Gründung eines Gewerbebetriebes ein Inventar und eine Bilanz aufzustellen (§ 240 I HGB). Der laufende Geschäftsbetrieb (Wareneinkauf, -verkauf, Produktion, Darlehensaufnahme etc.) führt zur permanenten Veränderung in Wert und Struktur der einzelnen Bilanzpositionen. Nach der Art ihrer Wirkung auf das Eigenkapital lassen sich zudem erfolgsneutrale und erfolgswirksame Geschäftsvorfälle unterscheiden. Daraus resultiert folgende Organisationspflicht in der Buchführung:

Eines der wichtigstes Buchungsprinzipien ist : Keine Buchung ohne Beleg. Das Buchen nach Belegen dient dazu, einen Nachweis für die jeweiligen Buchungen führen zu können. Zudem ergibt sich hieraus die logische zeitliche Reihenfolge für die Dokumentation der Geschäftsfälle. Man unterscheidet die folgenden Belegarten:

Das Konto ist in der Buchführung die übliche Darstellungsform für die Geschäftsvorfälle. Im Prinzip ist jedes Konto eine Kurzdarstellung eines Bilanzpostens. Um eine klare und übersichtliche Buchführung entsprechend den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sicherzustellen, wird in der Praxis auf Kontenrahmen zurückgegriffen. Sie legen fest, wie einzelne Geschäftsvorfälle zu verbuchen sind. Kontenrahmen sind ein Organisations- und Gliederungsschema für das gesamte betriebliche Rechnungswesen. Sie sollen vor allem eine einheitliche Ausrichtung der Buchführungsorganisation ermöglichen, indem sie festlegen, wie die einzelnen Geschäftsvorfälle verbucht werden..

Die doppelte Buchführung ist eine kombinierte Bestands- und Erfolgsrechnung. In ihr werden einerseits alle Anfangsbestände und Veränderungen an Vermögen und Verbindlichkeiten (Schulden) festgehalten. (Abb:1) Die Werte des Bilanzstichtages werden dann in der Bilanz gegenübergestellt. Andererseits werden alle Aufwendungen und Erträge erfasst, die ihrerseits wiederum in die Gewinn- und Verlustrechnung eingehen

Man beginnt mit den Bestandskonten der Bilanz, wobei für jede Vermögensposition ein Aktivkonto zu führen ist. Alle Aktivkonten dokumentieren somit, in welchen Positionen der Unternehmer investiert hat. Für alle Kapitalkonten, welche die Finanzierungssituation dokumentieren, werden Passivkonten geführt. So werden die Geschäftsfälle, die nicht unmittelbar Gewinn und Verlust verursachen, immer ausschließlich auf Bestandskonten gebucht. Exemplarisch seien hier einige Beispiele genannt.

So werden alle Güter und Finanzanlagen in der Bilanz erfasst und erst zu einem späteren Zeitpunkt die eventuelle Gewinnauswirkung gebucht. Die sind beispielsweise im Sachanlagenbereich die Abschreibungen oder im Finanzbereich die Zinsen.

Betrachtet man nur die Bilanzkonten, so lassen sich prinzipiell folgende Bilanzverränderungen unterscheiden:

Hier entspricht der Zugang auf einem Vermögenskonto dem Abgang auf einem anderen. Die Bilanzsumme bleibt deshalb unverändert. Beispiel : Kauf von Geschäftsausstattung/sofortige Barzahlung

Hier entspricht der Zugang auf einem Kapitalkonto dem Abgang auf einem anderen. Die Bilanzsumme bleibt gleichfalls unverändert. Beispiel: Umschuldung von langfristigem und kurzfristigem Kapital

Durch einen Geschäftsvorfall werden Aktivseite und Passivseite um den gleichen Betrag vermehrt. Dem Zugang auf einem Vermögenskonto entspricht auch ein Zugang auf einem Kapitalkonto und umgekehrt, so dass die Bilanzsumme insgesamt zunimmt. Beispiel: Investition in Anlagenbereich/mit Lieferanten finanziert.

Durch einen Geschäftsvorfall werden Aktivseite und Passivseite um den gleichen Betrag vermindert. Identische Abgänge auf Vermögens- und Kapitalkonten vermindern die Bilanzsumme. Beispiel: Rückzahlung von Lieferantenverbindlichkeiten oder Krediten

In diesen vier Fällen wurde das Betriebsvermögen umgeschichtet. Es fanden keine erfolgsrelevanten Geschäftsfälle statt, die über eine Gewinnsituation das Eigenkapital verändert hätten.

Zunächst ist in Abb. 2 die Grundsystematik für das Auflösen der Bilanz in Konten dargestellt.. Aus der Bilanz werden Konten gebildet. Jedes Konto hat eine linke Seite (Sollseite) und rechte Seite (Habenseite). Es ist hilfreich, Soll und Haben als vordefinierte Bezeichnung für die linke und rechte Kontenseite anzunehmen und nicht zu versuchen, die Wörter zu interpretieren

Das Journal ist die Buchungsanweisung für die Übertragung aus dem Grundbuch in das Hauptbuch. Die erfolgt über ein EDV Buchhaltungsprogramm. Die große Bedeutung, ausgehend vom Beleg, vor Augen geführt.

Nun ist ein Journal exemplarisch abgebildet, in welchem vier einfache Geschäftsgänge erfasst sind. Aus didaktischen Gründen ist zunächst die Umsatzsteuer noch weggelassen. Die Soll/ Haben Buchungssystematik soll an diesen Beispielen .erklärt werden.

Die Erfolgskonten sind ein eigener Buchungskreislauf , der in die Bestandskonten integriert wird. (Abb. 4) Erfolgskonten sind als Unterkonten des Eigenkapitals zu sehen und werden am Jahresende in der Gewinn- und Verlust-rechnung (GuV ) zur Gewinnermittlung gegenübergestellt. Der Gewinn ist Grundlage der Besteuerung und erhöht dann das Eigenkapital, wenn der Unternehmer den Gewinn nicht für private Zwecke entnimmt.

Ein Unternehmer definiert Aufwandskonten, um dem Finanzamt den Güter- und Dienstleistungsverkehr zur Erstellung seiner betrieblichen Leistung darzustellen. So unterscheidet man folgende Grobgliederung in den Aufwandskonten

Diese Aufzählung ist nicht vollzählig und kann vom Unternehmer weiter untergliedert werden.

So sieht man, dass für einen Augenoptiker nicht nur die unmittelbaren Aufwendungen wie Wareneinsatz (Einkaufpreis der Ware), Werkstattkosten und Personalkosten notwendig sind, sondern alle Verwaltungskosten, Werbekosten uns sonstigen Kosten in der Gewinn- und Verlust-rechnung erfasst werden.

Ertragskonten sind der zweite Teil der Erfolgskonten und erfassen zunächst alle Umsätze des Unternehmens sowie alle erfolgswirksamen Erträge. Auch hier sei zunächst zum Überblick eine Grobgliederung vorgegeben.

Gerade die Umsatzkonten sollten für den Augenoptiker eine gute Gliederung haben, um später geeignete Umsatzanalysen mit den dazugehörigen Wareneinsatzkonten durchführen zu können.

Alle Erfolgskonten werden am Jahresende in der Gewinn- und Verlustrechnung zusammengefasst und der Gewinn der Unternehmung ermittelt.

Er ist dann die Grundlagen zur Besteuerung des Unternehmers. Für den Gewinn muss dann in der privaten Einkommensteuererklärung versteuert werden. Zusätzlich zur Einkommensteuer muss der Unternehmer die Umsatzsteuer erfassen und an das Finanzamt abführen.

Dabei geht es vor allem darum, die Grundprinzipien des Umsatzsteuersystems kennen zu lernen und die Umsatzsteuer in das System der Bestands- und Erfolgskonten einzuordnen. Mit deren Kenntnis wird uns die Einbindung der Umsatzsteuer in die Buchführung wesentlich erleichtert. Der Umsatzsteuer unterliegen die Lieferungen und Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt. So hat der Optiker bei allen seinen Umsätzen die Umsatzsteuer getrennt auszuweisen und vom Kunden zu verlangen. Die Umsatzsteuer, die momentan 16 % beträgt, wird mit der Einnahme eine Verbindlichkeit an das Finanzamt.

Nettobetrag Brille Euro 1500,00 Umsatzsteuer 16 % Euro240,00

Fälliger Bruttobetrag Euro 1740,00

Der Kunde bezahlt somit den Bruttobetrag, wobei der Nettobetrag in der Gewinn- und Verlustrechnung als Ertrag gebucht wird und die vereinnahmte Umsatzsteuer als Verbindlichkeit an das Finanzamt auf dem passiven Bestandskonto Umsatzsteuer erfasst wird.

Dem entsprechend gehört zum Umsatzsteuersystem die Tatsache, dass der Unternehmer bei allen Eingangsrechnungen die enthaltene Umsatzsteuer ebenfalls getrennt ausweist und als Forderung an das Finanzamt erfasst und bucht. So wird bei allen Eingangsbelegen, in welchen die Umsatzsteuer ausgewiesen ist, diese auf dem aktiven Bestandskonto Vorsteuer als Forderung gegenüber dem Finanzamt erfasst.

Das Recht zum Abzug der Vorsteuerbeträge von der Umsatzsteuerschuld gewährt § 15 UstG:

Der Steuerschuldner kann von der Steuer, die er seinen Kunden berechnet hat und die er dem Finanzamt schuldet, die bezahlte Vorsteuer abziehen. In der Regel ist das die Umsatzsteuer, die er an seine Lieferanten gezahlt hat. Die Höhe der Vorsteuerbeträge muss der Unternehmer durch Rechnungen belegen, die ihm seine Lieferanten ausstellen. Diese Rechnungen müssen die folgenden Angaben enthalten:

Die Umsatzsteuer kann und darf die Gewinn- und Verlustrechnung der Unternehmen nicht berühren. Die Umsatzsteuer ist somit für das Unternehmen aufwandsneutral. Das bedeutet, sie ist ein „durchlaufender Posten“.

Von der Umsatzsteuer, die ein Unternehmer seinen Kunden berechnet hat, können die in den Besteuerungszeitraum anfallenden Vorsteuerbeträge abgezogen werden. Nur die Differenz muss an das Finanzamt gezahlt werden.

Diese rechtlichen Beziehungen zwischen Unternehmen und Finanzamt würden bedeuten, dass in der Regel monatlich einmal eine Überweisung der Umsatzsteuerschuld an das Finanzamt erfolgen müsste, und dass durch das Finanzamt der Vorsteuerbetrag zurück überweisen wird. Das wäre umständlich. Deshalb muss das Unternehmen beide Beträge miteinander verrechnen und überweist nur den Überschuss der Umsatzsteuer über die Vorsteuer an das Finanzamt. Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, erfolgt eine Rückzahlung durch das Finanzamt. Im Umsatzsteuergesetz hat das gemäß § 16 (2) UstG zu folgender Festlegung geführt:

Der Unternehmer hat bis zum zehnten Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben, in der er die Steuer für den Voranmeldungszeitraum (Vorauszahlung) selbst zu berechnen hat.

Im Folgenden sollen noch einmal exemplarisch einige Buchungen dargestellt und erläutert werden. Die Buchungen beziehen sich auf einen Monatszeitraum (7/2004 ) und sollen ermöglichen, die Umsatzsteuervoranmeldung am Monatsende zu erläutern.

Betrachtet man diese sieben exemplarischen Buchungen für den Monat 7/2004, so hat der Unternehmer Umsatzsteuer in Höhe von 4800,00 Euro vereinnahmt. Von den Eingangsrechnungen beträgt die bezahlte Umsatzsteuer auf dem Konto Vorsteuer 8064,00 Euro. Somit ergibt sich für den Unternehmer eine Differenz von 3264,00 Euro aus vereinnahmter und ausgegebener Umsatzsteuer. Diesen Betrag nennt man Vorsteuerüberhang und er wird zum 10. des nächsten Monats vom Finanzamt erstattet oder mit zukünftigen Umsatzsteuerverbindlichkeiten verrechnet.

Bernhard Schwenk

Dozent für Betriebswirtschaft und EDV

FFA München