Ebenso wie sich ein Börsenmakler nicht sicher sein kann, wohin sich die Kurse entwickeln, so kann sich kein Unternehmer sicher sein, ob sich zukunftsrelevante Entscheidungen rentieren oder nicht. Unternehmenssteuerung funktioniert wie ein Navigationssystem das permanent und – besonders wichtig: frühzeitig! – Informationen auf der Basis Ihrer Unternehmenszahlen bereit stellt. Auf dieser Zahlenbasis können Sie Entscheidungen z.B. zu Investitionen, Preisen, Einstellung von Mitarbeitern oder Kursänderungen schnell und sicher durchspielen und mit den Auswirkungen beurteilen.
Bei einer Investition in neue Maschinen oder der Anstellung neuer Mitarbeiter fallen die unterschiedlichsten Kosten an, die geschätzt und in die Planung aufgenommen werden müssen. Hierunter fallen zum Beispiel Anschaffungskosten, Miete, Personalkosten, Zinsaufwendungen für neue Kredite.
Um die Zukunft des eigenen Betriebes zu planen und zu gestalten sind zwei Dinge nötig:
- die Änderung der Blickrichtung Buchhaltung (Summen- und Saldenliste – SuSa, Betriebswirtschaftliche Auswertung – BWA) und Steuerberater helfen hier nicht weiter: Sie bereiten die Zahlen der Vergangenheit auf, der Blick in den Rückspiegel dient nur zur Kontrolle. Wir müssen beim Steuern aber nach vorne sehen, um anzukommen und unser Ziel zu erreichen.
- die Definition von Zielen——– Ohne Ziel kann das beste Navigationsgerät nicht steuern, also der Unternehmer nicht richtig kalkulieren oder frühzeitig korrigieren.
Nur wenn Sie wissen, welche Kosten bis Jahresende entstehen und von Ihren Produkten bzw. Dienstleistungen erwirtschaftet werden müssen (erwartetes Jahresendergebnis = Finanzplanung) und die Entwicklung des Bankkontos stimmt (= Liquiditätsplanung), können die Preise richtig kalkuliert werden und die Produkte somit auch das entsprechende Geld verdienen.
Nur das erwartete Jahresendergebnis ist die richtige Grundlage für Kalkulation und Unternehmenssteuerung. Sie müssen wissen, was Sie bis Jahresende erwartet und wohin sich Ihr Unternehmen entwickeln wird.
Die Zahlen zum Leben erwecken
Der erste wichtige Schritt besteht darin, die monatliche Summen- und Saldenliste (SuSa) des Steuerberaters nicht nur abzuheften, sondern zum Leben zu erwecken und eine Finanz- und Liquiditätsplanung zu erstellen.
Hierfür eignet sich die im zweiten Teil (s. Ausgabe 9/14) beschriebene Darstellung der Summen- und Saldenliste besonders gut als Excel-Tabelle. Fordern Sie diese SuSa für das Vorjahr und für das laufende Jahr an. (Bild 2) Überspielen Sie diese Susa z.B. in eine Excel-Datei. Daraus wird eine Planung erstellt. (Bild 3)
Ziellos = Planlos
Manche Unternehmer sind skeptisch, oft höre ich Einwände wie:· „Ich weiß doch nicht, was dieses Jahr noch alles passieren wird!“ oder „Da kann ich mir ja alles schönrechnen ,und darauf soll ich Maßnahmen aufbauen?“ oder „Das macht doch mein Steuerberater“.
Aber: Kennt Ihr Steuerberater Ihre privaten und beruflichen Ziele für die nächsten Jahre? Bekommt er mit, wenn sich während des Geschäftsjahres Änderungen ergeben?
Sie müssen wissen, was im besten und im schlechtesten Fall passieren wird. So können Sie sich vorbereiten und Lösungen erarbeiten, bevor das Kind in den Brunnen fällt.
Wenn Sie wissen, wie viel Ihr Betrieb abwerfen muss, damit Sie und Ihre Familie gut leben können, Sie sich nicht überarbeiten und auch ein schöner Urlaub mit der Familie drin ist, dann wissen dass am Jahresende mindestens die Summe x herauskommen muss.
In der Planung sehen Sie, wie viel Umsatz Sie erwirtschaften müssen, um das Ergebnis x oder mehr zu erreichen. Wenn nicht mehr Umsatz erreicht werden kann, können Sie an den Kostenschrauben drehen. Wenn Sie auch an den Kosten für das kommende Jahr nichts ändern können, müssen Sie überprüfen ob Sie richtig kalkulieren (Stundensätze) oder den Einkauf anders steuern können.
All diese Überlegungen können Sie erst fundiert anstellen, wenn Sie Ihr Ziel kennen. Ihr Ziel ist der Fixpunkt vom dem die Steuerungsinstrumente ihre Koordinaten beziehen.
Jahresplanung ist nicht schwer
Die Jahresplanung basiert im ersten Schritt meist auf den Vorjahreszahlen. Diese bereits erreichten Umsatzzahlen sind realistisch und somit die beste Basis, die Sie haben können. Die Kosten aus dem Vorjahr (z.B. Miete, Telefon, Versicherungen, etc.) schwanken meist nur wenig und können deshalb sehr gut geplant werden.
Im zweiten Schritt werden Ihre Ziele, absehbare Änderungen oder geplante Neuerungen eingearbeitet.
Definieren Sie Ihre Ziele, z. B.
- Gewinn von 10 %
- Steigerung des Marktanteil um x %
- Abbau von Überstunden
- Verbesserung der Produktqualität
- Optimierung der Arbeitsabläufe zur Kosteneinsparung
Dann definieren Sie, bis wann die Ziele erreicht werden sollen.
Im dritten Schritt (nächste Folge dieser Serie) wird die Planung dann anhand der Plan/Ist-Abweichung monatlich überprüft und verbessert.
Vorausschauen – nicht hinterherlaufen – jetzt wird es spannend!
Nun kommt der entscheidende Schritt: Sobald die erste Planung erstellt ist, wird die zentrale Frage beantwortet: Wie sieht das Unternehmensergebnis bis Jahresende aus? Diese Antwort ist Grundlage für die meisten weiteren Kalkulationen.
Da Sie die aktuellen Buchhaltungszahlen (in unserem Beispiel bis Juni, Bild 4) oft erst im nächsten oder übernächsten Monat erhalten, sind die Zahlen bereits alt, denn Sie befinden sich ja bereits im Juli oder August.
Sie wollen aber sehen, was Sie in den nächsten Monaten bis Jahresende alles richtig machen können, „damit unterm Strich mehr übrig bleibt“. Dies ist der Punkt, an dem Sie die Blickrichtung wechseln müssen, um nach vorne zu steuern zu können! Die Buchhaltungszahlen werden kombiniert mit den verbleibenden Planzahlen.
Hierfür verwenden wir wieder die Susa dieses Jahres z.B. als Excel Ausgabe und kombinieren diese mit der entworfenen Excel Datei zur Planung.
Die Ist-Zahlen Januar bis Mai werden mit den Planzahlen Juni bis Dezember kombiniert. So ist zu jedem Zeitpunkt eine belastbare Aussage über das zu erwartende Jahresendergebnis möglich. Schwarz: die tatsächlich erreichten Monatsergebnisse aus der SuSa-Jahressaldenliste
Blau: verbleibende Planmonatszahlen.
Mit einem Blick sehen Sie, ob Sie im Plan liegen oder ob Sie handeln müssen, weil das Ergebnis besser oder schlechter als geplant ausfällt. Es können frühzeitig Korrekturen oder Maßnahmen eingeleitet werden, die bis zum Jahresende auch noch wirken können. Sie erhalten Sicherheit für die richtigen Entscheidungen, Sind Sie über Plan, können Sie in Ruhe überlegen Investitionen vorzuziehen und so Steuern zu sparen. Liegen Sie unter Plan, können Sie sich Maßnahmen überlegen, um das gewünschte Ergebnis noch zu erreichen und um nicht in einen Liquiditätsengpass zu kommen.
Diese Übersicht wird oft auch von der Bank eingefordert um Ihre Bonität zu beurteilen (siehe Teil 5 dieser Serie).
Vorbereitet sein auf Unwägbarkeiten
Ganz wichtig: Die Planung sollte für die verbleibenden Monate (in unserem Beispiel Juni – Dezember) immer wieder nach den neuesten Erkenntnissen überarbeitet werden, deshalb gehört die Erstellung und die Änderung an Ihren eigenen Schreibtisch. Sie sind der Erste, der weiß, dass eine unerwartete Reparatur ansteht oder ein Auftrag wegbrechen könnte. Wenn Sie Ihre Planzahlen korrigieren, sehen Sie sofort die Veränderung beim Jahresendergebnis und können handeln.
Beispiel: Umsatzrückgang für die restlichen Monate um 5%, Verschiebung eines Großauftrages in das nächste Jahr, Reparatur im Juli einer Maschine 5000 Euro.
Sie können diese Änderungen sofort in Ihre Planung eingeben, der Wareneinsatz errechnet sich automatisch (sofern er mit Formeln hinterlegt ist) und Sie erkennen, wie sich das erwartete Jahresendergebnis verändert. Unser Beispiel zeigt zum Beispiel ein Minus von knapp 20.000 Euro (Bild 6). Jetzt können Sie Steuervorauszahlungen anpassen lassen, Investitionen verschieben oder einfach ruhig schlafen, da das Ergebnis noch ausreichen wird. (Die Liquidität kann ganz anders aussehen, hierzu mehr im Kapitel 5.)
Immer aktuell mit der „rollierenden“ Planung = Finanzplanung
Tipp: Die Tabelle Finanzplanung/Erwartetes Jahresendergebnis sollten Sie frühzeitig ihrem Steuerberater zukommen lassen, denn der sitzt vielleicht gerade über dem Abschluss des letzten Jahres. Wenn er das voraussichtliche Ergebnis kennt, kann er für Sie mitdenken oder die Steuervorauszahlungen frühzeitig anpassen, um dem Finanzamt keinen Kredit zu geben. Spätestens im September sollten Sie ihm Höhe des Endergebnisses melden, damit Sie gemeinsam über Möglichkeiten nachdenken können Steuern zu sparen.
Diese Tabelle darf sich laufend verändern, sobald neue Zahlen aus der Buchhaltung eintreffen. Die aktuellen Ist-Zahlen ersetzen dann den Plan. Zusätzlich werden alle aktuellen Entwicklungen für die verbleibenden Planmonate nach dem neuesten Erkenntnisstand berücksichtigt. Es entsteht eine „rollierende“ Planung.
Sie haben damit also zu jedem Zeitpunkt des Jahres einen Blick auf Ihr Jahresendergebnis mit dem jeweils aktuellsten Zahlen. Dies ist die erste wichtige Kennzahl, die Sie als Unternehmer interessieren muss.
Heike Czalaun
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