Eins plus Eins ist mehr als Zwei

Bereits seit 1886 existiert das Geschäft, das heute von Christian Krog in vierter Generation geführt wird und damit das älteste Optikfachgeschäft unter den fünf Mitbewerbern in der mittelalterlichen rund 35.000 Einwohner zählenden Kreisstadt ist.

Hörgeräte werden bei Optik Krog bereits seit 1969 angeboten und haben sich zu einem immer wichtigeren Sortimentsteil entwickelt. Inzwischen wird mit drei Mitarbeitern fast ein Drittel des Gesamtumsatzes mit dem Bereich Hörakustik erzielt. „Gerade nach dem Wegfall der Kassenzuschüsse für die Brille waren wir schon sehr froh, mit der Akustik einen zweiten Geschäftsbereich zu haben, der von den Einschnitten nicht betroffen war. So konnten wir schon einen Teil der Verluste auffangen.“ freut sich Christian Krog.

Die EDV hatte bereits 1987 Einzug ins Geschäft gehalten. Von Anfang an wurde mit der ifa-Software ein System eingesetzt, das sowohl über ein Modul für die Optik als auch ein Modul für die Akustik verfügte. „Wir wollten schon immer möglichst nur ein System mit einer Bediener-oberfläche und vor allem mit einem Kundenstamm. So haben wir an jedem Arbeitsplatz einen kompletten Überblick über die gesamte Historie des Kunden, sowohl in der Optik als auch in der Akustik. Und einfacher für die Mitarbeiter ist es auch.“

Bereits seit 2001 wird in der Optik mit dem ifa-Nachfolger EuroNet gearbeitet. Christian Krog: „Mir gefällt einfach diese Integration der verschiedenen Online-Funktionen mit den eigentlichen Programmfunktionen. Für uns ist beispielsweise wichtig, bei mehreren Herstellern, in unserem Falle Rupp&Hubrach und Zeiss, mit dem gleichen Programm gerandete Gläser zu bestellen. So beziehen wir heute praktisch 99 Prozent unserer Gläser endgerandet. Unsere Werkstatt brauchen wir eigentlich nicht mehr. Das bringt uns viel mehr Zeit für den Kunden und das bei nach wie vor exzellenter Qualität.“

Im Jahr 2005 stand schließlich die Umstellung in der Akustik an. „Ich habe mir einige Akustikprogramme angeschaut, aber die waren mir alle zu technisch. Für uns steht der betriebswirtschaftliche Aspekt im Vordergrund und natürlich der Wunsch nach einem einheitlichen Programm. Ich habe mich deshalb gefreut, als mein EDV-Anbieter auf mich zukam und mich fragte, ob ich bereits an der Pilotphase teilnehmen möchte. So konnte ich meine Erfahrungen und Ideen in das Programm einbringen“ beschreibt Christian Krog die Ausgangslage für den EDV-Einsatz in der Akustik.

Natürlich wird die EDV zunächst auch in der Messkabine eingesetzt. Hier hat die Softwareplattform NOAH die Branche in den letzten Jahren geprägt. Nahezu alle modernen Messgeräte – bei Optik Krog kommt ein Audiometer von Steinmeier zum Einsatz – werden heute über NOAH an den Computer angeschlossen. Und auch die Programmierung von digitalen Hörgeräten erfolgt heute eigentlich nur noch darüber. „Natürlich kam für uns nur eine Software in Frage, die mit der neuesten NOAH-Plattform 3.0 reibungslos zusammenarbeitet und entsprechend zertifiziert ist. Ich bin EuroNet da sehr dankbar, dass man wohl als einziger Anbieter von Akustik- und Optik-Software diesen aufwendigen Weg gegangen ist“.

Ein weiterer wichtiger Funktionsbereich ist für Optik Krog die Warenwirtschaft. Diese wird für Brillenfassungen, für Handelswaren und natürlich jetzt auch für Hörgeräte eingesetzt. Bei den Brillenfassungen spielt vor allem die gezielte Verwaltung von Kommissionsware eine wichtige Rolle. „Hier konnten wir unser Lagerrisiko bei geringem Aufwand deutlich senken“ sagt Christian Krog. Bei den Hörgeräten spielt weniger die Menge der Hörgeräte eine Rolle. Hier geht es vor allem um eine genaue Geräteverwaltung, die so nur mit der EDV möglich ist. „Schließlich laufen insgesamt oft Hörgeräte im Wert von über 50.000 EUR zum Probetragen durch Höxter. Da behält man schon gerne den Überblick.“

Alle Daten der Auftragsbearbeitung und der Warenwirtschaft laufen bei Optik Krog an der Registrierkasse zusammen. So werden hier alle Aufträge aus Optik und Akustik abgerechnet, es wird Handelsware, aber auch Batterien und anderes Hörakustik-Zubehör auch unter Verwendung eines Barcodescanner kassiert und natürlich auch die Offenen Posten und das Mahnwesen verwaltet. Sämtliche umsatzrelevanten Geschäftsvorfälle werden so zentral zusammengefasst. „Der Kassenbericht ist der unmittelbare Spiegel meines Geschäftserfolges“ ist Christian Krog überzeugt.

Ein wichtiges Programmmodul ist für Christian Krog die Direktwerbung. Ob 6-Wochen-Brief, Hinweise zum Garantieablauf oder Einladungen zu Aktionswochen, die Direktwerbung wird sowohl in der Optik als auch in der Akustik intensiv und vor allem sehr erfolgreich eingesetzt. „Als nächstes überlegen wir uns, wie wir unsere Kundendatei auch für das Cross-Marketing einsetzen können, das heißt, wie wir unsere Brillenkunden an die Hörgeräte heranführen und umgekehrt. Hier liegt noch einiges Potential für unser Geschäft.“

Schließlich hat die EDV auch noch einige Randbereiche erfasst, die sowohl in der Optik als auch in der Akustik genutzt werden. Da wäre zum einen der Terminkalender. „Wir können jetzt an jedem unserer sieben Arbeitsplätze sowohl mitarbeiter- als auch raumbezogen Termine vergeben, einsehen und wenn nötig auch ändern. Die Suche nach unserem Terminbuch gehört ein für alle Mal der Vergangenheit an.“

Ein wichtiger Helfer ist auch das SMS-Modul geworden. Hier können direkt aus dem Programm SMS-Nachrichten auf die Mobiltelefone der Kunden gesendet werden. So erfolgen Infos wie „Brille fertig“, eine Terminerinnerung oder auch der Hinweis zum Ablauf eines Abos mit diesem zeitgemäßen Medium. „Wir sparen dadurch viel Zeit und unsere Kunden – im Übrigen nicht nur die jüngeren – fühlen sich optimal betreut“ freut sich Christian Krog auch über diesen eher kleinen Teilaspekt.

Und als Fazit? Noch einmal Christian Krog: „Ich bin sehr froh, heute über eine EDV zu verfügen, die nahezu alle meine Anforderungen sowohl in der Optik als auch in der Akustik abdeckt. Eine Organisation ohne eine solche EDV kann ich mir für unser Geschäft nicht vorstellen. Und dass die gesamte Software aus einer Hand kommt, ist für uns einfach optimal.“